Czym jest klauzula informacyjna? To dokument, który — zgodnie z RODO — muszę Ci przekazać przy zbieraniu Twoich danych osobowych. Znajdziesz tu wszystko: kto przetwarza Twoje dane, po co, jak długo i jakie masz prawa. Napisałam to po ludzku, bez setek stron prawniczego tekstu.
01
Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych — czyli osobą, która decyduje o tym, jak i po co są przetwarzane — jestem:
Natalia Wieczorek
Gabinet Psychologiczny
psychopodroz.pl
📧 psycho.podroz@gmail.com
📱 +48 577 069 100
Nie jestem zobowiązana do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD) — jako jednoosobowy gabinet psychologiczny nie spełniam przesłanek z art. 37 RODO. W sprawach danych osobowych kontaktuj się ze mną bezpośrednio.
02
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzam Twoje dane w różnych celach i na różnych podstawach prawnych — zależnie od rodzaju usługi:
| Cel przetwarzania |
Podstawa prawna (RODO) |
Kategoria danych |
| Świadczenie konsultacji psychologicznych i psychoterapii |
art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) + art. 9 ust. 2 lit. a (zgoda na dane wrażliwe) |
Dane osobowe + dane o zdrowiu psychicznym |
| Przeprowadzenie diagnozy psychologicznej |
art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) + art. 9 ust. 2 lit. a (zgoda) |
Dane osobowe + wyniki testów psychologicznych |
| Rezerwacja i potwierdzenie wizyt |
art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) |
Imię, e-mail, telefon, termin |
| Odpowiedź na wiadomość przez formularz kontaktowy |
art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) |
Imię, e-mail, treść wiadomości |
| Realizacja zamówienia w sklepie internetowym |
art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) |
Imię, e-mail, adres (przy druku) |
| Wystawianie dokumentów księgowych |
art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) |
Dane identyfikacyjne i płatnicze |
| Newsletter i komunikacja marketingowa |
art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) |
Adres e-mail |
Dane szczególnej kategorii: Informacje o stanie zdrowia psychicznego, wyniki testów psychologicznych i notatki z sesji to dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO). Przetwarzam je wyłącznie za Twoją wyraźną, świadomą zgodą i wyłącznie w celu świadczenia pomocy psychologicznej.
03
Okres przechowywania danych
| Rodzaj danych |
Okres przechowywania |
Podstawa |
| Dokumentacja z konsultacji i psychoterapii |
20 lat od ostatniej wizyty |
Art. 29 ustawy o prawach pacjenta |
| Dokumentacja diagnostyczna (wyniki testów, opinia) |
20 lat od daty badania |
Art. 29 ustawy o prawach pacjenta |
| Dane z formularza kontaktowego |
Do zakończenia korespondencji, max. 12 miesięcy |
Uzasadniony interes |
| Dane z rezerwacji wizyt (Calendly) |
Zgodnie z polityką Calendly |
Umowa z dostawcą |
| Dokumenty księgowe (faktury, paragony) |
5 lat od końca roku podatkowego |
Ustawa o rachunkowości |
| Dane do newslettera |
Do momentu cofnięcia zgody |
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) |
04
Odbiorcy danych
Nie sprzedaję Twoich danych. Mogą być one przekazywane wyłącznie:
- Dostawcy narzędzi technicznych — Calendly (rezerwacje), Formspree (formularz), Naffy (sklep), Google (Meet, poczta) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych
- Organom uprawnionym z mocy prawa — sądom, prokuraturze lub organom ścigania — wyłącznie na pisemne żądanie, w zakresie określonym przepisami prawa
- W sytuacji bezpośredniego zagrożenia życia — zgodnie z art. 14 ustawy o zawodzie psychologa, gdy istnieje bezpośrednie niebezpieczeństwo dla życia Twojego lub innej osoby
Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG), chyba że wybrany przez Ciebie dostawca (np. Calendly) ma tam serwery — wówczas transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
05
Twoje prawa
Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15) — możesz w każdej chwili zapytać, jakie Twoje dane przetwarzam i w jakim celu
- Prawo do sprostowania (art. 16) — jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz je poprawić
- Prawo do usunięcia (art. 17) — tzw. "prawo do bycia zapomnianym"; mogę odmówić, jeśli istnieje prawny obowiązek przechowywania danych (np. dokumentacja medyczna)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) — możesz zażądać, by dane były tylko przechowywane, bez dalszego przetwarzania
- Prawo do przenoszenia (art. 20) — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie (np. JSON, CSV)
- Prawo do sprzeciwu (art. 21) — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
- Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) — w każdej chwili, bez podawania przyczyny; cofnięcie nie wpływa na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia
- Prawo do skargi do organu nadzorczego (art. 77) — do Prezesa UODO, jeśli uważasz, że przetwarzam dane niezgodnie z prawem
Jak skorzystać ze swoich praw?
Napisz na: psycho.podroz@gmail.com
Odpowiem w ciągu 30 dni od otrzymania żądania.
Prezes UODO (organ nadzorczy):
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl · kancelaria@uodo.gov.pl
06
Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest:
- Dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z usług psychologicznych — bez Twoich danych nie jestem w stanie umówić wizyty, prowadzić terapii ani wystawić dokumentacji diagnostycznej
- Dobrowolne w przypadku formularza kontaktowego i newslettera — możesz nie podawać danych, ale wówczas nie będę mogła odpowiedzieć na Twoją wiadomość lub wysyłać Ci materiałów
Nigdy nie będę żądała danych, które nie są mi niezbędne do świadczenia wybranej przez Ciebie usługi.
07
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie stosuję zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Każda decyzja dotycząca świadczenia usług podejmowana jest przeze mnie osobiście.
08
Tajemnica zawodowa psychologa
Jako psycholog jestem prawnie i etycznie zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów). Oznacza to, że:
- wszystko, co powiesz podczas sesji, pozostaje ściśle poufne
- nie ujawnię nikomu treści naszych rozmów ani wyników diagnozy bez Twojej wyraźnej zgody
- jedynym wyjątkiem jest bezpośrednie, realne zagrożenie życia Twojego lub innej osoby — wówczas mam prawny obowiązek działania
- tajemnica zawodowa obowiązuje mnie również po zakończeniu współpracy
Tajemnica zawodowa ≠ RODO. Tajemnica zawodowa psychologa to silniejsza ochrona niż sama polityka prywatności — obowiązuje mnie niezależnie od Twoich żądań i trwa bezterminowo.